Esindus- ja erisoodustuskulud: praktiline juhend ettevõtjale

Ettevõtjad küsivad raamatupidajalt ikka ja jälle samu küsimusi:
Kas see kulu on esinduskulu? Kas see on erisoodustus? Kas pean maksma tulumaksu ja sotsiaalmaksu?
Segadus on arusaadav – esindus- ja erisoodustuskulud on ühed enim eksimusi põhjustavad teemad raamatupidamises. Vale käsitlus võib tähendada maksuintresse ja ebameeldivaid üllatusi hiljem.
Oluline märkus: artikkel käsitleb esindus- ja erisoodustuskulusid raamatupidamise ja maksuarvestuse kajastamise vaates, tuginedes igapäevasele raamatupidamispraktikale. Tegemist ei ole maksunõustamisega.
Selles artiklis selgitame praktiliselt ja näidetega, kuidas esindus- ja erisoodustuskulusid eristada ning kuidas neid raamatupidamises ja maksuarvestuses tavapraktika kohaselt kajastatakse.

Mis on esinduskulu?

Esinduskulu on kulu, mis tehakse ettevõtte nimel klientide või koostööpartneritega suhete loomiseks ja hoidmiseks.
Tüüpilised esinduskulud:

• kliendi lõuna- või õhtusöök
• klientidele korraldatud üritused (seminar, matk, vastuvõtt)
• kingitused koostööpartneritele
• ettevõtte tutvustamisega seotud üritused

Esinduskulude maksustamine

• esinduskulud on tulumaksuga maksustatavad
• esinduskuludelt ei saa käibemaksu maha arvata

Oluline: isegi kui kulu on äriliselt põhjendatud ja vajalik, ei tähenda see, et see oleks maksuvaba.

Mis on erisoodustus?

Erisoodustus tekib siis, kui ettevõte annab töötajale või juhatuse liikmele isikliku hüve, mis ei ole otseselt vajalik töö tegemiseks.
Levinumad erisoodustused:

• töötaja või juhatuse liikme isiklikud reisid ettevõtte kulul
• pereliikmete osalemine ettevõtte üritustel
• isikliku auto, telefoni või eluaseme kasutamine ettevõtte kulul
• töötajale tehtud kingitused, mis ületavad maksuvaba piirmäära

Erisoodustuse maksustamine

• erisoodustuselt tuleb tasuda tulumaks ja sotsiaalmaks
• käibemaksu maha arvata ei saa

Siin ei ole oluline, kas ettevõtja peab kulu „mõistlikuks“ – määrav on, kas hüve on isiklik.

Kuidas eristada esinduskulu ja erisoodustust?

Praktiline rusikareegel:

• kliendile tehtud kulu → esinduskulu
• töötajale või juhatuse liikmele tehtud isiklik kulu → erisoodustus

Aga alati tuleb vaadata ka eesmärki ja sisu.

Näide 1: kliendiga talvematk
Kutsud kliendid talvematkale, eesmärgiga hoida ärisuhteid. → Tegemist on esinduskuluga (tulumaks, KM ei ole mahaarvatav).

Näide 2: töötajate meeskonnaüritus
Korraldad töötajatele meeskonnatöö arendamise eesmärgil ürituse. → Üldjuhul ei ole esinduskulu, vaid töötajate üritus (maksustamine sõltub sisust).

Näide 3: pereliikmete kaasamine
Töötajate üritusel osalevad ka pereliikmed. → Pereliikmete kulud on erisoodustus.

Segajuhtumid: üks üritus, mitu sihtrühma

Sageli osalevad samal üritusel:

• töötajad
• kliendid
• juhatuse liikmed
• pereliikmed

Sellisel juhul tuleb kulud jagada ja eristada:

• kliendiga seotud osa → esinduskulu (tulumaksuga maksustatav, käibemaks ei ole mahaarvatav)
• töötajatega seotud osa → töötajate kulu, mille maksustamine sõltub ürituse sisust ja eesmärgist
• pereliikmete osa → erisoodustus (tulumaks ja sotsiaalmaks)

Üks arve ei tähenda, et kogu summa kuulub ühe maksuliigi alla.

Dokumentatsioon on võtmetähtsusega

Õige maksukäsitluse aluseks on:

• ürituse eesmärgi kirjeldus
• osalejate nimekiri
• programm (eriti koolituslike ürituste puhul)
• korrektsed arved

Hea dokumentatsioon ei tee kulu maksuvabaks, kuid aitab vältida vaidlusi Maksu- ja Tolliametiga.

Levinumad vead

• eeldatakse, et äriliselt vajalik kulu on automaatselt maksuvaba
• ei eristata klientide ja töötajate kulusid
• pereliikmete kulud jäetakse arvestamata
• käibemaks arvatakse maha, kuigi see ei ole lubatud

Kokkuvõte

Esindus- ja erisoodustuskulude korrektne arvestus sõltub alati kolmest küsimusest:

1. Kellele kulu tehti?
2. Mis eesmärgil?
3. Kas see on dokumenteeritud?

Kui tekib kahtlus, tasub küsida enne, mitte pärast. Vale maksukäsitlus võib minna ettevõtjale kalliks.
Kui soovid oma ettevõtte kulude osas kindlust ja selgust, aitab professionaalne raamatupidamine vältida ebameeldivaid üllatusi. Raamatupidamislik nõu õigel ajal aitab ennetada vigu, mida hiljem tuleb parandada.

Autor: RL Raamatupidamine